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カクレ理系のやぶにらみ

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時間のある方はお読みください。軽い気持ちで読み始めると頭が痛くなります。

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 仕事でExcelやWordを使っていると、割と頻繁に使うファイルというのがあることに気づきます。一例を挙げれば、「業務日報」や「旅費精算書」、「議事録」などが該当すると思います。
 これらの文書ファイルに共通するのは、「書式(書き方)が決まっている」ということです。そこで、多くの人が、いったん作成したファイルの中身を修正して新たな書類を作成するといういわゆる「ファイルの使い回し」をしていることと思います。
 そのようなやり方に慣れてしまった方に、それをやめろと強制することはできませんが、ちょっとした手順を踏めば、以後使い回しをする必要がなくなるということは覚えておいて損はないと思います。

 今回ご紹介するやり方は、ファイルをテンプレート(雛形)として自分のパソコンに保存するというものです。応用も利くので覚えておくと便利です。

1.Excelの場合
 下図は、Office.comからダウンロードした「町内会議事録」というテンプレートのサンプルです。これを自分用にカスタマイズしてから、テンプレートとして自分のパソコンに保存することにします。


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 まず、○○町内会というのは常に同じなので、ここには固有名詞を入れてしまいます。同様に、いつも同じ会場を使うはずなので、ここにも固有名詞を入れてしまいます。また、出席者もいつも同じ名前が並ぶはずなので、ここもあらかじめ名前を入れておきます。欠席した場合(欠席)とでも書いておけばいいでしょう。
 日時の欄ですが、年月日と時刻さえ入力すれば、あとは自動的に表示してくれるという方が便利です。そこで、セルA7を右クリックして、「セルの書式設定」→「ユーザー定義」で下図のように、「ggge"年"m"月"d"日"(aaa) hh:mm"~"」と入力します。ggge は和暦を指定する記号で、(aaa)は曜日をカッコの中に表示させる記号です。ちなみに(aaaa)とすると、(日曜日)という表示になります。

(補足)
ggge だと「平成」や「昭和」になります。
gge だと「平」や「昭」になります。
ge だと「H」や「S」になります。

c0136904_1984085.jpg


 注意:Excel2007のユーザーは、(aaa)の替わりに(ddd)と入力して下さい。

 こうしておくと、たとえば「2014/1/1 13:00」と入力すると、「平成26年1月1日(水) 13:00~」と表示してくれるようになります。

 以下に、完成形を載せておきます。

c0136904_1918431.jpg



 次に、このファイルをテンプレートして保存します。「名前を付けて保存」ダイヤログボックスを表示させたら、「ファイルの種類」を「Excel テンプレート(*.xltx)」に変更してから、わかりやすい名前をつけて「保存」ボタンをクリックします。
 次回これを開くときは、「ファイル」タブ→「新規作成」→「ホーム」グループ→「マイテンプレート」をクリックすると「個人用テンプレート」というのが開くので、そこから選択します。


2.Wordの場合
 Wordでも基本的な手順は同じですが、最後のテンプレートの保存のしかたがExcelとはやや異なります。

(Windows Vistaの場合)
(1)「名前を付けて保存」ダイヤログボックスを表示させます。
(2)「お気に入りリンク」の下の「詳細」をクリックして「Templates」をクリックします。
(3)「ファイルの種類」を「Wordテンプレート(*.dotx)」に変更し、わかりやすい名前をつけてから「保存」ボタンをクリックします。

(Windows7の場合)
(1)「名前を付けて保存」ダイヤログボックスを表示させます。
(2)フォルダーの一覧の 一番上までスクロールし、「Microsoft Word」 の下の 「テンプレート」 をクリックします。
(3)「ファイルの種類」を「Wordテンプレート(*.dotx)」に変更し、わかりやすい名前をつけてから「保存」ボタンをクリックします。

 保存したテンプレートを使うには、Excel同様に、新規作成でマイテンプレートから開くことができます。

 Excelでは、ファイルの種類をテンプレートに変更すると、自動的に保存する場所も変更してくれますが、Wordでは自分で保存先を変更する作業を行わなければなりません。こういう操作性のちぐはぐさというのは、ユーザーを戸惑わせるものだと思いますし、もうちょっと何とかならないのかという気もします。
by t_am | 2013-12-29 19:18 | Excel のあの手この手

 他人を支配し服従させるには少なくとも二つの方法があります。一つは他人に対し、物理的な暴力を加え続けること。痛みと恐怖を与え続けることで、反抗する気力を削いでいくやりかたですが、違法であることはいうまでもありません。
 二番目のやり方は、言葉による攻撃を浴びせ続けることです。このときのコツはどのように答えても怒られるという質問を重ねて、相手のストレスを高めていくことにあります。どのように答えても怒られる質問の典型的な例として、相手のミスを見つけ出しては「なぜそんなことをしたんだ!(なぜこうしなかったんだ!でもよい)」という質問があります。「自分が不注意でした」といってくれば、「そんなことでいいと思っているのか!」と怒鳴ることができますし、あるいは「全然気がつきませんでした」といってくれば「お前は何年この仕事をやっているんだ!」と怒鳴ることができます。いずれの場合も、相手はエンドレスで怒られることになります。
 これを毎日のように繰り返していくうちに、相手は、怒られたくないばかりにこちらの顔色を伺い、怒られないようにするにはどういう行動をすればいいのか、どのような判断基準を持てばいいのかを考えるようになります。
 ブラック企業の管理職といわれる人にはこういうタイプが多いように思います。言葉による攻撃を絶え間なく浴びせられることにより、いつの間にかトップの分身のようになってしまい、他人の痛みにはまるで鈍感な人間ができあがってしまいます。この種の人の陥りやすい罠は、「できないのは要するにやる気がないからだ」という思い込みに陥ってしまうということです。管理職に求められる課題は、どうすれば部下が働きやすい環境をつくりあげることができるか?ということのはずですが、実際には、部下に対し精神論を振りかざし、肉体的な努力を要求するだけしかできないという無能人間が量産されていきます。
 ブラック企業は、従業員を消耗させ、その気力と体力を吸血鬼のように吸い上げることで収益をあげる組織ですから、従業員にとってメリットはなく、またどれだけ在籍してもスキルアップにもならないので、さっさと見切りをつけて辞めてしまうのが一番いいのですが、もしもあなたがブラック企業の中で生きのびたいと考えるのであれば、あなた自身がブラックに染まる以外にありません。
by t_am | 2013-12-20 21:19 | 心の働き
 昨日行われた姪の結婚式で乾杯の発声をせよと仰せつかったので、以下のようなスピーチをしてきました。

 新郎新婦のお二人、またご両家の皆様、本日はまことにおめでとうございます。ご指名により僭越ではありますが乾杯の音頭をとらせていただくにあたり、ひと言ごあいさつを申し上げます。
 実は、私来年で結婚してから三十年となります。結婚生活を三十年も続けておりますと、いろいろなことを学習いたします。今日はそのうちのひとつを申し上げたいと思います。
 それは、しあわせ・ふしあわせというのは、その時その場のその人の心の様子を現す言葉であるということです。心の様子を現すわけですから、同じ状況にあっても人によってしあわせであると感じる人もいればそうでない人もいます。
 たしかに、これが手に入れば私はしあわせになれる、これをしてもらえれば私はしあわせになれるということもあるでしょう。けれでもそれがすべてではありません。言い換えれば、これが手に入らないから私はしあわせになれない、これをして貰えない私は不幸だということになってしまい、そういうことばかり考えていると人生少しも楽しくならないのです。
 ですから、しあわせであると感じられるように心の中のハードルを少し下げましょうということが今日私が申し上げたいことでございます。具体的に申しますと、ささいなことでもありがたいと感謝することができる心、わずかなことでも嬉しいと喜びを感じる心、そのような心を持って新郎新婦のお二人にはこれから新しい家庭を築いていっていただきたいと思います。
 今日のよき日を記念し、また新郎新婦のお二人、ご両家の皆様、そして今日お集まりいただいたすべての皆様のご多幸とご健勝を祈念して乾杯いたします。皆様どうぞ声高らかにご唱和ください。乾杯!
by t_am | 2013-12-01 18:05 | 心の働き