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カクレ理系のやぶにらみ

tamm.exblog.jp

時間のある方はお読みください。軽い気持ちで読み始めると頭が痛くなります。

パソコンを使いこなすには

 仕事にパソコンは切っても切り離せない時代となりました。もはや、ワード、エクセルは自動車運転免許なみの必須技能であるといってよいと思います。

 ところが、その割にパソコンについてきちんとした教育を受けている人が少ないように思います。企業にすれば、そんなゆとりはないということなのでしょうが、きちんと教育すればもう少し生産性が上がるのではないかと思う場面が多々あります。

 こんな場面を見たことはありませんか?

1)パソコンの場面を見ながら電卓を叩いている
2)印刷された資料を見ながら、それをパソコンで入力している

 笑い話のようですが、日本中の職場でこのような風景を見ることができるはずです。もっとも1)のケースは、ボタン一つで電卓を呼び出して、計算した結果をカーソルのある位置に表示させる機能を追加すれば済むだけのことなのに、ワープロ・ソフトになぜそういう機能がないのか不思議でなりません。(エクセルの場合は計算式を入力して、Enterキーの代わりにF9キーを押せば計算の結果だけが入力されます。)
 2)のケースは私も経験したことがあります。住所録をつくるために、以前パーソナル・ノーツというソフトを使っていたのですが、FAX送付状をワードでつくるときに(パーソナル・ノーツにはそういう機能はありませんでした)、ワードでつくった文書にパーソナル・ノーツに入力されているデータ(会社名・部署名・役職名・氏名・電話番号・FAX番号)をいちいちコピーするということをしていました。そのうちに、同じパソコンに入っているデータなのになんでこんなことをしなければならないのだろう? と疑問に思うようになり、MS-Accessを使って住所録をつくるようになりました。おかげでワードの差し込み印刷機能を使って、Accessからダイレクトにデータを読み込みできるようになり、結構重宝しています(宛名入りのメールもAccessからダイレクトに作成できるようになりました)。

 それはそうと、パソコンを使いこなすために理解しておいた方がいいと思うことを今回はご紹介しようと思います。全部で3つあります。これを身につければ、あなたもパソコンをばりばり使いこなすことができるようになるかもしれません。

1.パソコンは指示されたことしかできない
 一見当たり前のようなことですが、つい人間と同じ感覚で接してしまう人が多いようです。具体的に申し上げると、人間の場合と違ってパソコンは臨機応変とか融通を利かせるということができないのです。

「タバコを買ってきてくれないか。」
「いつものマイルドセブンでいいですか?」

 人間であれば、こういう頼み方をすればそれで充分ですが、パソコンが相手だとそうはいきません。

「東京都渋谷区神南1丁目1番地1にある○○タバコ店に行ってマイルドセブンの10mg、それもソフトケースの方を1個買ってきて欲しい。」

 こういう指示のしかたをしないとパソコンは動きません。面倒くさいですよね。その代わり、きちんと指示をすれば、人間と違って、文句一つ言わずに思い通りに動いてくれる美点もパソコンにはあります。
 そもそも人間には、人や物を思い通りにしたいという欲求があります。その点パソコンは忠実な下僕となってくれます。パソコンオタクと呼ばれる人の気持ちが何となく分かるような気がしますし、エクセルで複雑な表をつくるのが苦でないという人が多いのはこの辺の欲求を満たしてくれるからだと思います。

 一例を挙げると、作成した資料を保存するときに「名前をつけて保存」というダイヤログボックスを表示させて保存することになっています。実をいうと、これは作成したファイルを、「どの場所に」「何という名前で」「どういうソフトで扱うデータなのか」を指定して保存するための機能です。あまり意識することがないまま保存していると思いますが、こうすることで、自分が作成したデータを他と区別することができるようになり、そうなって初めてパソコンで扱えるようになるのです。

 以上のことをまとめると、パソコンでは操作の対象を他と区別して特定することが必要であるということになります。
 これに関連することですが、ファイルを保存するフォルダの名称として自分の名前を使っているケースをよく見かけます。たぶん世界中で見られる現象だと思いますが、これは事務作業の生産性を低下させる元凶となります。絶対にしてはいけません。というのは、その人が異動してしまったら、その中にどんなファイルが入っているのか他人には分からなくなるからです。(企業のIT管理部門はこういうことを社員に対し教えるべきだと思います。)


2.細かいパーツに分けて考える
 コンピュータというのは、しょせんは0と1を扱う機械です。すなわち、単純に二者択一するしかできないといってもよいのです。
 そこで、人間もパソコンに合わせて、複雑なデータを扱うときには、いくつかのパーツに分解して操作した方が作業効率は格段によくなります。
 いくつか例をあげましょう。

 画像編集ソフトやCADではレイヤーと呼ばれる透明シートを何枚も重ね合わせる機能を備えています。全体をいくつかのパーツに分けて、それらをレイヤーの上に分けて配置し編集しています。全体を見るときはそれらを重ね合わせた状態で見ることになり、レイヤーそのものは意識されません。

 ワープロソフトでは、段落と呼ばれる区切りを組み合わせて文書を作成しています。字下げなどの見せ方の編集はこの段落単位で行うことになります。

 また、ワードなどのワープロでは、テキストボックスと図を任意の位置に配置するとカタログのように変則的でインパクトに富んだレウアウトの書類を作成することができます。(テキストボックスを右クリックしてリンクさせると、2つ以上のテキストボックスに連続して文章を入力することができるようになります。)

 エクセルでは一つのブックの中に複数のワークシートを設けることができます。しかも、同一のブックであればワークシートをまたいで串刺し計算することができるようになっています。
 このことを利用して、複雑な表を作成するときは、入力するシートと集計・計算するシートを分けると作業効率がよくなります。慣れないうちは、入力する部分と計算・印刷する部分を同じシートにまとめてしまいがちですが、それをしてしまうと、入力するセルの位置が飛び飛びになってしまうので作業効率は悪くなります。さらに、入力漏れも発生する危険性も高くなります。入力漏れを防ぎ、作業効率を高めるためにも入力するセルは連続していた方がいいのです。

 細かく分解してパーツを組み合わせるという考え方をマスターすると、パソコンに三者択一や四者択一という作業をさせることができるようになります。
 エクセルのIF関数(条件Aが成立するときはこうする、成立しないときはこうする、という指示方法)を例に挙げると、次のような応用が利きます。

 条件Aが成立するときはこうする、成立しないときで条件Bが成立するときはこうする、成立しないときはこうする

 このやり方だと三者択一ができるようになります。さらに組み合わせを増やすと四者択一、五者択一ができるようになります。

 また、計算式が長くなると中身が複雑になりますから、その場合は計算式を途中で打ち切り、作業用セルにそれを入れておくという方法もあります。計算式の後半部分は別のセルに入れておけば式の設定ミスも防ぎやすくなりますし、計算式の一部を修正したいというときも簡単にできるようになります。

 このように、全体を分解して細かいパーツに分けた上で、それらを組み合わせるという発想法は非常に有効です。


3.時間とお金をかけること
 スポーツでも習い事でも、上達しようと思ったらある程度時間とお金をかけなければなりません。パソコンの場合、時間とお金を費やすことによって、知識と事例を身につけることができるようになります。
 お金をかけるのが惜しいという方はネット上のサイトを活用するという方法もあります。世の中には親切な人が多いので、ソフトのヘルプに書かれているよりももっと懇切丁寧に解説されているサイトがいくらでもあります。それらを活用すればお金を節約することができるのですが、時間だけはどうにもなりません。
 もっとも大半の人は、パソコンにお金や時間をかけるという発想を持ち合わせていませんから、早い者勝ちであると考えてよいでしょう。
 パソコンの使い方をみていると、電卓機能を備えた清書マシンとしての使い方しかしていない人が大半を占めます。それではあまりにももったいないと思うのは、もう少しパソコンの使い方に慣れれば、従来よりもはるかに短時間で作業が終了するようになり、その空いた時間を使って今までできなかったことができるようになるからです。
 さらに、そのようにして自在にパソコンを操ることができるようになると、パソコンはあなたにとって考えるツールになっていきます。そこまで行くとパソコンに費やしたお金も無駄にはならないと思いますが、いかがでしょうか?


付記
 部署内の生産性向上は本来ならば上司の役割なのですが、パソコンを使った作業に関してはどこもほったらかしで手をつけられていないというのが実情のようです。
by T_am | 2011-01-23 00:44 | その他